Auftritte mit diesem Kunden

Backup erstellen

Sichert Termine, Kunden, Repertoire, Setlisten, Equipment, Abwesenheiten, Finanzen, Fahrzeuge, Dokumentverweise, Chat, Einstellungen und den noch gültigen Papierkorb als geprüfte JSON-Datei.

Backup wiederherstellen

Importiert ein BandCockpit-Backup zurück in die aktuell geöffnete Band. Bestehende Dokumente mit gleicher ID werden ergänzt oder aktualisiert. Andere vorhandene Daten werden nicht automatisch gelöscht. Vor dem Import werden Dateistruktur, doppelte IDs, Band-Zuordnung und Prüfsumme kontrolliert.

1. Anmelden & App starten

Melde dich mit deiner E-Mail-Adresse an. Die E-Mail muss bestätigt sein, damit BandCockpit deine Daten laden kann.

• Beim ersten Start bitte unter Mein Profil deinen Namen speichern. Dieser Profilname wird später bei Aufgaben, Proben, Rückmeldungen und in der Mitgliederliste angezeigt. Für Auszahlungsbelege können zusätzlich eigene Belegdaten gepflegt werden.
• Über 📲 App installieren kannst du BandCockpit wie eine normale App auf Handy oder PC öffnen.
• iPhone/iPad: BandCockpit in Safari öffnen, Teilen-Symbol antippen, Zum Home-Bildschirm wählen und Hinzufügen drücken.
• Android/Desktop: Wenn der Installationsdialog erscheint, Installieren wählen. Alternativ Chrome/Edge-Menü öffnen und App installieren oder Zum Startbildschirm hinzufügen auswählen.
• Hinweis: Auf dem iPhone funktioniert die Installation normalerweise über Safari, nicht über Chrome.
• Wenn nach einem Update noch alte Inhalte sichtbar sind: App schließen, neu öffnen oder die Seite neu laden.
• Im Demo-Modus kannst du BandCockpit mit fiktiven Daten testen. Dort wird nichts dauerhaft gespeichert.

2. Meine Ansicht

Das ist die einfache Übersicht für Mitglieder. Hier findest du schnell alles, was für dich wichtig ist.

• Du siehst deine nächsten Auftritte und Proben.
• Proben kannst du direkt mit Dabei, Vielleicht oder Kann nicht beantworten.
• Setlisten und Bühnenansicht können direkt geöffnet werden.
• Wenn Auszahlungen für dich eingetragen wurden, werden sie dort angezeigt. Die Belegdaten für Auszahlungsbelege bleiben getrennt vom sichtbaren Profilnamen.

3. Dashboard & Kurzinfo

Das Dashboard zeigt die wichtigsten nächsten Termine. Für einen schnellen Blick gibt es die Kurzinfo.

• Mit Kurzinfo öffnest du eine kompakte Zusammenfassung zum Auftritt.
• Die Kurzinfo zeigt Datum, Uhrzeit, Ort, Kunde, Status, Gage, Setliste, Technical Rider, Kundenwünsche und Dateien.
• Wenn ein Ort gespeichert ist, kannst du ihn anklicken. Dann öffnet sich die Route in Google Maps.
• Mit Öffnen oder Bearbeiten gehst du in die komplette Auftrittsansicht.

4. Kalender

Im Kalender findest du Auftritte, Proben und Abwesenheiten in der zeitlichen Übersicht. Bei Terminen mit Abwesenheiten warnt BandCockpit vor dem Speichern.

• Auf einen Termin klicken, um Details oder die Kurzinfo zu öffnen.
• Auftritte und Proben sind farblich getrennt.
• Mit den Filtern kannst du schneller nach bestimmten Terminen suchen.

5. Auftritte anlegen und bearbeiten

Ein Auftritt enthält alle wichtigen Informationen für einen Gig – vom Kunden bis zu Dokumenten und Finanzen.

• Mit + Neuer Termin legst du einen Auftritt oder eine Probe an.
• In der Auftrittsliste kannst du nach Text, Status, Jahr und Monat filtern. CSV- und ICS-Export übernehmen diese Auswahl.
• Wichtig sind Datum, Uhrzeit, Ort, Kunde/Kontakt, Status, Gage, Setliste, Notizen und Dateien.
• Neben dem Feld Ort gibt es Route. Damit kannst du prüfen, ob Google Maps den gespeicherten Ort richtig findet.
• Beim Speichern eines wirklich neuen Auftritts wird automatisch eine E-Mail-Info an die ausgewählten Mitglieder vorbereitet.
• Unter Eingeladene Mitglieder / Sichtbarkeit wählst du, welche Mitglieder den Termin sehen und Rückmeldung geben sollen.
• Wenn dort Mitglieder ausgewählt sind, sehen nicht eingeladene normale Mitglieder den Termin gar nicht – auch nicht im Dashboard, Kalender oder in „Mein Bereich“.
• Besitzer/Admins sehen weiterhin alle Termine. Alte Termine ohne Auswahl bleiben sichtbar wie bisher.
• Unter Benachrichtigung & Erinnerungen kannst du automatische Erinnerungen aktivieren: 7 Tage vorher, 1 Tag vorher oder am Auftrittstag.
• Die Erinnerungen werden automatisch per E-Mail verschickt und im Termin als gesendet markiert.
• So wissen alle direkt, dass ein neuer Termin eingetragen wurde und werden vor dem Auftritt nochmal erinnert.
• Änderungen an Finanzen, Ausgaben oder Auszahlungen lösen keine Termin-E-Mail aus.

6. Auftrittsmappe

Die Auftrittsmappe bündelt alles Wichtige für einen Termin an einer Stelle.

• Oben siehst du eine Kurzübersicht mit Termin, Ort, Setliste, Checkliste und Zahlungsstatus.
• Der Ort ist anklickbar. Damit öffnet sich Google Maps mit der Route zum Auftrittsort.
• Über die Navigation springst du direkt zu Infos, Setlist, Checkliste, Rider, Dateien, Finanzen und Notizen.
• Die wichtigsten Aktionen sind nach Bearbeiten, Live, Druck/Export und Dateien sortiert.
• Mit Veranstalter-Link teilst du nur freigegebene externe Infos wie Datum, Uhrzeit, Ort, Route, Bandkontakt, Technical Rider und Setliste.
• Gage, Finanzen, private Notizen und private Dokumente werden im Veranstalter-Link nicht angezeigt.
• Dateien wie Vertrag, Ablaufplan, Bilder oder Dokumente können beim Auftritt gespeichert werden.

7. Technik / Rider

Der Technical Rider enthält technische Informationen für Bühne, Veranstalter, Location oder Tontechniker.

• Trage Besetzung, Bühne/Platzbedarf, Strom, PA, Monitoring, Licht, Anfahrt/Parkplatz, Aufbauzeit und Technik-Kontakt ein.
• Mit Beispiel laden bekommst du einen einfachen Starttext inklusive Beispiel-Inputliste.
• Im Kanalplan / Inputliste kannst du pro Kanal Signal, Quelle/Musiker, Mikro/DI, 48V, Stativ und Bemerkung erfassen.
• Mit Rider speichern bleiben die Angaben beim Auftritt gespeichert und die Checkliste wird bei Technik automatisch aktualisiert.
• Mit Drucken/PDF kannst du die technischen Infos ausdrucken oder als PDF speichern.

8. Equipment / Inventar

Hier verwaltest du Technik, Zubehör und Material der Band.

• Speichere PA, Licht, Mikrofone, Kabel, Stative, Instrumente, Transportkisten oder Zubehör.
• Pro Teil kannst du Kategorie, Anzahl, Standort, Zustand, Verantwortlichen, Kaufdatum, Wert, Seriennummer und Prüfdatum speichern.
• Mit dem Zustand Prüfen, Wartung oder Defekt siehst du sofort, was kontrolliert werden muss.
• Über CSV Export, XLSX Export oder PDF Bericht kannst du die Inventarliste sichern, weiterbearbeiten oder für eine Equipment-Versicherung weitergeben.

9. Kundenwünsche

Hier werden besondere Wünsche für den Auftritt gesammelt, zum Beispiel bei Hochzeiten oder Firmenfeiern.

• Du kannst Wunsch-Songs, No-Go-Songs, besondere Momente und Kundennotizen speichern.
• Nach dem Speichern wird der Checklistenpunkt Kundenwünsche geklärt automatisch aktiviert.
• Kundenwünsche können separat gedruckt werden.

10. Proben

Proben sind eigene Termine. Mitglieder werden informiert und können direkt Rückmeldung geben.

• Beim Speichern einer neuen Probe wird automatisch eine E-Mail-Info an die ausgewählten Mitglieder vorbereitet.
• Unter Eingeladene Mitglieder / Sichtbarkeit wählst du, welche Mitglieder die Probe sehen und Rückmeldung geben sollen.
• Nicht eingeladene normale Mitglieder sehen die Probe nicht in der App. Das hilft, wenn zum Beispiel nur ein bestimmter Schlagzeuger oder Ersatzmusiker eingeladen werden soll.
• Besitzer/Admins sehen die Probe weiterhin immer.
• Auch bei Proben können automatische Erinnerungen aktiviert werden.
• Mitglieder klicken auf Dabei oder Kann nicht.
• Bei der Anzahl der Antworten siehst du, wer schon reagiert hat.
• So musst du weniger in WhatsApp nachfragen, wer zur Probe kommt.

11. Repertoire

Im Repertoire werden alle Songs der Band gespeichert. Songs können einzeln erfasst oder per Excel übernommen werden.

• Mit + Neuer Song legst du einen Song manuell an.
• Wichtige Felder sind Titel, Interpret, Sänger, Tonart, Dauer, Kategorie/Genre, BPM und Tags.
• Zusätzlich kannst du pro Song Liedtext, Akkorde, normale Notizen und Technik-Notizen speichern.
• Mit Excel-Vorlage lädst du eine passende Vorlage herunter, damit die Spalten für den Import direkt stimmen.
• Mit Excel importieren kannst du Repertoire-Listen als .xlsx, .xls oder .csv einlesen.
• Vor dem Speichern kannst du prüfen, welche Songs neu sind und welche bereits ähnlich vorhanden sind.
• Duplikate werden über Titel + Interpret erkannt. Bei jedem möglichen Duplikat kannst du einzeln entscheiden: überspringen, trotzdem neu speichern oder vorhandenen Song aktualisieren.
• Suche, Sänger-Filter und Kategorie-Filter helfen beim schnellen Finden. Auf dem Handy kannst du Songs direkt zur Setliste hinzufügen.
• Über Songblatt siehst du Text, Akkorde und Notizen schnell, auch aus der Setliste heraus.

12. Setlisten

Setlisten werden aus Songs im Repertoire erstellt und können frei oder zu einem Auftritt gespeichert werden.

• Songs anhaken und dann zu einer Setliste hinzufügen oder als neue Setliste speichern. Auf Handy kannst du Songs direkt über + Setliste hinzufügen.
• Mit Excel importieren kannst du eine bestehende Setliste als .xlsx, .xls oder .csv einlesen. BandCockpit übernimmt Titel, Interpret, Sänger, Tonart, Dauer, Notiz und Technik-Notiz, wenn diese Spalten vorhanden sind.
• Doppelte Songs in derselben Setliste werden beim Import übersprungen, damit die Setliste sauber bleibt.
• Die Reihenfolge kann mit ↑ / ↓ oder direkt per Drag & Drop am ↕ Griff geändert werden. Danach die Setliste speichern.
• Es gibt normale Ansicht, Bühnenansicht, Songblatt-Druck, Technikdruck, GEMA/Veranstalter-Druck und GEMA Excel.
• Mit GEMA Excel wählst du die originale GEMA-Excel-Vorlage oder die Light-Vorlage aus. BandCockpit prüft die Vorlage, zeigt den Fortschritt und vor dem Export eine Vorschau.
• Nach dem Export kannst du die fertige GEMA-Excel optional direkt beim Auftritt oder in der Dokumentenablage speichern.
• BandCockpit trägt nur in leere Setlist-Zellen ein: Titel, Interpret/Komponist mit Nachname/Vorname, falls vorhanden die Dauer, optional Musiker/Sänger und optional „Live“, „Tonträger“ oder leer lassen. Bereits eingetragene Songs, Formatierungen und Veranstaltungsdaten bleiben unverändert.
• Die fertige Datei bekommt automatisch einen passenden Namen: bei Auftritten mit Auftrittsdatum und Eventname, sonst mit Bandname und Erstellungsdatum.
• Mit Teilen kannst du eine Setliste als Link weitergeben, zum Beispiel an Tontechniker oder Veranstalter.

13. Kunden

In der Kundenverwaltung speicherst du Veranstalter, Ansprechpartner und Kontaktdaten.

• Adresse, Telefon, E-Mail und Notizen können gespeichert werden.
• Beim Auftritt kannst du Kundendaten wiederverwenden.
• Telefon- und E-Mail-Buttons helfen beim schnellen Kontakt.
• Die Kundenhistorie zeigt, welche Auftritte mit diesem Kunden verbunden sind.

14. Finanzen

In Finanzen siehst du Einnahmen, Zahlungsstatus, Ausgaben und Auszahlungen.

• Zahlungen können als offen, bezahlt oder geplant markiert werden.
• Oben siehst du eine kompakte Finanzübersicht mit Band-Saldo, Gewinn, offenen Zahlungen, Ausgaben, Auszahlungen und Monatsübersicht.
• Mit Jahres- und Monatsfilter kannst du gezielt einen Zeitraum auswerten; CSV, XLSX und PDF-Bericht übernehmen diese Auswahl.
• Die Finanz-Kacheln sind klickbar und springen direkt zu offenen Zahlungen, bezahlten Zahlungen, Ausgaben oder Auszahlungen.
• Die Monatsübersicht bewertet jeden Monat mit Ergebnis, offenen Beträgen, geplantem Geld und Ausgaben. Sie kann minimiert und wieder maximiert werden.
• Ausgaben können mit Kategorie, Beschreibung, Betrag, optionalem Auftritt und optionalem Beleg gespeichert werden.
• Der Benzinkosten-Rechner berechnet Fahrtkosten über Verbrauch/Literpreis oder Kilometerpauschale. Fahrzeug-Vorlagen speichern Verbrauch, Benzinpreis und Pauschale pro Band.
• Bei Ausgaben und Auszahlungen kannst du PDF- oder Bild-Belege hochladen. Sie erscheinen in der Finanz-Tabelle und zusätzlich in der Dokumentenablage als Kategorie Beleg.
• Auszahlungen an Mitglieder können separat erfasst werden. Über Beleg wird ein Auszahlungsbeleg mit Logo, Bandname, Betrag, Auftritt und Empfänger-Daten erstellt.
• Empfänger-Daten kommen aus Mein Profil → Belegdaten für Auszahlungen. Wenn sie fehlen, können sie direkt im Belegfenster manuell ergänzt und an dieser Auszahlung gespeichert werden.
• Auszahlungsbelege können gedruckt, als PDF gespeichert oder direkt in BandCockpit unter Dokumente abgelegt werden.
• Mit XLSX Export bekommst du einen Excel-Bericht mit Übersicht, Monatsliste, Einnahmen, Ausgaben und Auszahlungen.
• Mit PDF Bericht öffnest du einen sauberen Finanzbericht, den du direkt drucken oder als PDF speichern kannst.

15. Angebot, Vertrag & Rechnung

Angebote, Verträge und Rechnungen werden aus Banddaten, Kundendaten und Termindaten vorbereitet.

• Angebot: für Anfragen oder Buchungen vorbereiten und an den Kunden geben.
• Vertrag: Veranstaltungsdaten, Spielzeit, Honorar und Vereinbarung sauber festhalten.
• Rechnung: Kundendaten, Betrag, Zahlungsziel und Zahlbar bis anpassen.
• Die Texte kannst du direkt im Dokument ändern.
• Mit Vorlage speichern speicherst du deinen angepassten Text dauerhaft als eigene Vorlage.
• Über Drucken kannst du jedes Dokument als PDF speichern.
• Aus der Auftrittsmappe werden Kunde, Datum, Ort, Zeiten und Gage automatisch übernommen.
• PDFs können direkt beim richtigen Auftritt oder allgemein in der Dokumentenablage gespeichert werden.

16. Mitglieder & Rechte

Besitzer und Admins können Mitglieder per E-Mail einladen und Rechte vergeben.

• Mitglieder werden mit ihrer E-Mail-Adresse eingeladen und melden sich danach mit genau dieser Adresse an.
• Rollen: Besitzer, Admin, Mitglied und Nur ansehen.
• Zusätzlich können einzelne Bereiche freigegeben werden, zum Beispiel Finanzen, Kunden, Dateien, Termine oder Setlisten.
• Unter Mein Profilname oder über Rechte bearbeiten → Anzeigename kann ein Name gepflegt werden. Dieser Name wird dann in Mitgliederliste, Aufgaben, Proben und Rückmeldungen verwendet; wenn kein Name vorhanden ist, bleibt die E-Mail als Fallback sichtbar.
• Die Belegdaten für Auszahlungen sind davon getrennt. So kann ein Künstlername oder Spitzname in der App stehen, während auf dem Auszahlungsbeleg der richtige Name und die Adresse stehen.
• Wenn ein Mitglied einen Bereich nicht sieht, liegt es meistens an fehlender Freigabe.
• Nur ansehen ist für Personen gedacht, die Termine, Proben, Setlisten und Repertoire nur ansehen sollen.

17. Einstellungen & Backup

In den Einstellungen werden Banddaten, Logo, Texte, Rechtliches und Sicherungen verwaltet.

• Bandname, Logo, Kontaktdaten, Bankdaten und Dokumenttexte können dort gepflegt werden. Logo und Bandname werden auch für Auszahlungsbelege genutzt.
• Vor größeren Änderungen am besten ein Backup exportieren.
• Ein Backup kann später wieder importiert werden. Bestehende Daten werden ergänzt oder überschrieben, aber nicht automatisch gelöscht.
• Im Bereich App & Offline-Bühnenmodus kannst du wichtige Bühnen-Daten auf diesem Gerät speichern.
• Im Bereich Rechtliches findest du Impressum, Datenschutz, AGB, Widerruf und Kündigungsinfo.

18. Offline-Bühnenmodus

Der Offline-Bühnenmodus speichert wichtige Bühnen-Daten lokal auf diesem Gerät, damit du sie bei schlechtem Netz lesen kannst.

• Aktiviere ihn unter Einstellungen → App & Offline-Bühnenmodus.
• Drücke danach online einmal Jetzt speichern, damit ein aktueller Offline-Stand auf dem Gerät gespeichert wird.
• Offline verfügbar sind wichtige App-Daten wie Auftritte, Proben, Setlisten, Repertoire, Technik/Rider, Checklisten, Kundeninfos, Equipment und Finanzübersicht.
• Mit PDFs/Bilder speichern können kleine PDFs und Bilder zusätzlich lokal gespeichert und offline geöffnet werden.
• Checklisten können offline abgehakt werden. Die Änderung wird vorgemerkt und automatisch synchronisiert, sobald du wieder online bist.
• Große Dateien, Audio und Video werden aus Speichergründen weiterhin nur als Verweis gespeichert.
• Nutze ihn nur auf eigenen oder vertrauenswürdigen Geräten.

19. Band-Chat

Im Band-Chat können eingeloggte Mitglieder kurze Nachrichten für die Band schreiben. Wichtige Infos können oben angepinnt werden.

• Der Chat hat ein eigenes Fenster mit Scrollbereich. Mit ＋ und − oben rechts kannst du die Höhe größer oder kleiner machen.
• Enter sendet die Nachricht. Mit Shift + Enter, Strg + Enter oder Cmd + Enter machst du einen Zeilenumbruch.
• Eigene Nachrichten können bearbeitet oder gelöscht werden. Das Löschen läuft über eine Bestätigung.
• Besitzer/Admins können eine Ankündigung oben im Chat fixieren, ändern oder entfernen.
• Neue Nachrichten von anderen Mitgliedern erscheinen als rote Zahl am Chat-Button. Beim Öffnen des Chats wird der Chat als gelesen markiert.
• Mit der passenden Freigabe kann der komplette Chat-Verlauf über Chat leeren gelöscht werden. Die angepinnte Ankündigung bleibt erhalten.
• Wenn keine Zahl erscheint, bist du entweder schon im Chat oder es gibt keine neue Nachricht.

20. Wenn etwas nicht sichtbar ist

Meist liegt es an einem Filter, einer Suche, alten App-Daten oder an fehlenden Rechten.

• Suche leeren und Filter auf Alle stellen.
• Jahresfilter prüfen, besonders in Finanzen.
• App oder Seite einmal neu laden.
• Wenn ein Bereich fehlt, den Besitzer/Admin bitten, die Rechte zu prüfen.
• Wenn nach einem Update etwas komisch aussieht: App schließen und neu öffnen.

21. Für neue Nutzer einfach erklärt

Wenn du BandCockpit zum ersten Mal nutzt, reicht erstmal diese Reihenfolge.

• Als Mitglied: Meine Ansicht öffnen, Termine ansehen, Route öffnen, Proben bestätigen, Setliste öffnen.
• Als Admin: Auftritte, Proben, Songs, Setlisten und Kunden pflegen.
• Als Besitzer: zusätzlich Mitglieder, Rechte, Abo, Rechtliches, Backup und Einstellungen prüfen.

Impressum

Datenschutz

AGB / Nutzungsbedingungen

Widerruf & Abo

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